Погружаемся в “битрикс24”: работа с документами

Погружаемся в “битрикс24”: работа с документами

  • Наташа Иванова

Мы продолжаем серию роликов, помогающих погрузиться в “Битрикс24” и выяснить, как посредством всего одного онлайн-сервиса возможно выстроить действенную работу в компании. Поболтаем о задачах, работе с документами, телефонии и коммуникации. Это, как показывает опыт, самый востребованные инструменты в работе.

В прошедший раз мы говорили об инструменте «Задачи». А в этом выпуске обращение отправится о работе с документами.

Работа с документами имеется везде, с нею сталкиваются практически все. Точно и вы попадали в такую обстановку, в то время, когда пара человек либо отделов трудятся над одним файлом: корректируют его, вносят правки. И значительно чаще процесс похож на пинг-понг – документ пересылается туда-сюда электронной почтой, и в итоге сложно отыскать финальный вариант, что нравится всем. А вот возможность совместного доступа к редактированию и просмотру документов делает процесс более эргономичным и несложным. И “Битрикс24” открывает такую возможность.

Вы имеете возможность создать документ в “Битрикс24” либо загрузить собственный – c ПК либо внешнего диска OneDrive, Гугл Drive, Dropbox.

Руководить документами возможно кроме того тогда, в то время, когда у вас нет Интернета, в режиме офлайн. Все хранится в облаке, соответственно, доступно в любую секунду и в любом месте — в офиса клиента, дома, в командировке.

В принципе, у вас по большому счету может отсутствовать офисное ПО. Через внешние онлайн-сервисы Гугл Docs и MS Office Online (с ними интегрирована работа на портале) вы имеете возможность открыть, просмотреть и отредактировать онлайн каждые файлы популярных форматов: .doc, .docx, .xlc, .xlcx, .ppt, .pptx.

И это настоящий плюс, что окажет помощь сэкономить деньги, поскольку оплата офисных программ для каждого сотрудника компании – недешевое наслаждение.

Отмечу, что для работы кроме этого поддерживаются документы PDF, презентации PowerPoint. А просматривать возможно более 30 типов файлов, включая разные изображения, файлы Adobe Illustrator и Photoshop, даже в том случае, если на вашем ПК либо планшете нет уникального ПО для работы с ними.

Работа с документами в “Битрикс24” возможно личной и коллективной. Другими словами вы трудитесь над документом самостоятельно и самоотверженно либо совместно с кем-то.

Что комфортно – вся история трансформаций документа сохраняется, и при необходимости неизменно возможно вернуть прошлую версию. В истории кроме этого хранится информация о том, кто и в то время, когда поменял документ.

Совместная работа с документами кроме этого «социальна». В то время, когда сотрудник загружает новый документ, вы сходу видите уведомление в «Живой ленте», имеете возможность прокомментировать документ, задать вопрос, отметить «Мне нравится».

Онлайн-работа с документами включена во все тарифы «Битрикс24», а также в бесплатный.

Сейчас давайте от теории перейдем к практике и посмотрим, как создать документ и трудиться с ним. К примеру, мне необходимо написать сценарий для видеообзора на keddr.com. Для этого я:

  • выбираю, что необходимо создать: документ, таблицу либо презентацию;
  • выбираю сервис (посредством чего создаю, н-р, Google Docs);
  • потом создаю, оформляю документ, подключаю кого-то трудиться совместно со мной.

Все. Созданный документ (и по большому счету все документы) вы имеете возможность хранить в папке. «Файлы» – это ваш персональный раздел, и лишь вы имеете к нему доступ.

И конечно же, имеется возможность «расшарить» целые и файлы папки для неспециализированного доступа либо для совместной работы с кем-то из сотрудников. Это возможно сделать за считанные секунды.

Все неспециализированные документы рабочих и сотрудников групп дешёвы в особых папках библиотеки документов на портале – «Рабочие группы» и «Документы сотрудников».

Сотрудник компании в разделе «Документы» видит ссылки на все библиотеки документов, к каким имеет доступ: все собственные документы, документы сотрудников, документы групп интранета и экстранета. Так, файлы комфортно хранить и искать.

Посредством фильтра возможно вывести на Неспециализированном диске все документы либо лишь публичные, и просмотреть корзину.

А вдруг вам необходимо что-то отыскать, на помощь придет «умный поиск». Он ищет файлы, записи, задачи, блоги, сообщения, людей в компании. В поиске выводятся самые актуальные эти.

Итак

Как видим, много возможностей “Битрикс24” в работе с документами разрешают объединить компанию в единое целое и сделать рабочий процесс более несложным.

В случае если у вас появятся вопросы по работе с “Битрикс24”, пишите их в комментариях.

Бонус!

Приятный бонус: до 15 октября 2015 года возможно взять дополнительные 10 ГБ дискового пространства на год при новой регистрации в «Битрикс24».

Регистрируйтесь на сайте bitrix24.ua и укажите промо-код: keddr2015. Компаниям до 12 человек — безвозмездно! Так что go! наблюдать, контролировать на себе, оценивать и обучаться!

Продолжение направляться.

Интересно почитать:

Битрикс24: работа с документами (как создать и что с ними делать?) — Keddr.com


Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.